Produktivere Meetings

Meetings können einen Großteil deiner Arbeitszeit einnehmen. Dadurch wird die Arbeitszeit, die du für deine Aufgaben verwenden kannst, immer knapper. Da kann schon einmal eine Stresssituation entstehen, wenn man sieht, wie viel Zeit für Meetings eingeplant ist und wie viel Zeit übrig bleibt. 

Aber ist es überhaupt notwendig, an so vielen Meetings teilzunehmen? Und wie werden Meetings produktiver? Das erfährst du in diesem Artikel. 

1. Zweck

Ein Meeting sollte einen Zweck beinhalten. Dazu zählen klare Themen, Ziele und erwartete Ergebnisse. Durch diese Vorgaben gelingt es dir und den Teilnehmer:innen, den Fokus zu bewahren. 

Wichtig dabei ist, dass auch die »nächsten Schritte« als Ziel festgehalten werden. 

2. FOMO - Fear of missing out

Die Angst, etwas zu verpassen, kann auch bei Meetings eine Rolle spielen. Doch die entscheidende Frage lautet: »Welchen Beitrag kann ich in diesem Meeting leisten?«

Wenn du feststellst, dass du keinen wesentlichen Beitrag leisten kannst, sprich mit der Person, die das Meeting verantwortet. 

Es kann auch sein, dass du das Gefühl hast, dabei sein zu müssen, da du ein:e gute:r Arbeitnehmer:in sein möchtest. Dabei kannst du dir auch die Frage stellen, was mehr zur Zielerreichung beiträgt: an „diesem“ Meeting teilnehmen oder an deiner Aufgabe weiterzuarbeiten. 

3. Zeitliches Limit

Das »Parkinsonsche Gesetz« besagt, dass sich Arbeit auf die Dauer ausdehnt, die wir ihr zuweisen. 

Setze Meetings deshalb nie länger an, als es notwendig ist. Dieses Gesetz kannst du auch für dich nutzen, wenn du dir unsicher bist, welchen Beitrag du im Meeting leisten kannst. 

Wähle eine Zeit, beispielsweise 10 Minuten, in denen du beobachtest, ob deine Fähigkeiten und Kompetenzen gefragt sind. Wenn du dabei feststellst, dass du wenig beitragen kannst, kannst du offen fragen, ob deine Expertise in diesem Meeting benötigt wird. 

4. Was sind die nächsten Schritte?

Wie bei »Zweck« erwähnt, ist es sehr wichtig, die nächsten Schritte als Ziel festzulegen. Die nächsten Schritte helfen dir und deinem Team dabei, Verantwortlichkeiten zu klären, das Meeting zusammenzufassen und Klarheit zu schaffen. 

5. Eine Frage der Haltung

Ob ein Meeting produktiv oder ineffizient ist, liegt auch in deiner Verantwortung. Du selbst hast die Möglichkeit, das Meeting zu verändern, wenn du merkst, dass es kontinuierlich unproduktiver wird. 

Du kannst Fragen stellen, auf Ziele hinweisen, eine kurze Erinnerung geben und vieles mehr. 

Jede:r Teilnehmer:in leistet einen Beitrag für ein produktives Meeting. Du kannst dabei die entscheidende Veränderung sein, wenn ein Meeting einmal unproduktiv verläuft.